PREPARACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LECCIONES APRENDIDAS

Las lecciones aprendidas son tal vez uno de los métodos más simples y efectivos de introducir mejoras en el modelo de gestión de proyectos y de procesos de una organización, pero exigen de una buena preparación y presentación.

Algunos TIPS que recomiendo sean tenidos en cuenta en la preparación del tema de lecciones aprendidas del proyecto de la lista de producción.

  1. Las lecciones aprendidas son tanto oportunidades de mejora como posibilidades de incrementar beneficios. Es decir, deben presentarse tanto las negativas que no se deben repetir, como las positivas que se deberían fortalecer y sistematizar.
  2. Nunca las lecciones aprendidas se enfocan en las conductas de las personas. Las lecciones aprendidas en su gran mayoría se materializan aprovechando debilidades de los modelos de gestión, y es allí donde deben enfocarse los esfuerzos de mejora.
  3. La documentación de las lecciones aprendidas debe ser preparada por todo el equipo, no solo por el líder del proyecto o líder de algún proceso.
  4. Las lecciones aprendidas deberían servir para aplicarse al mismo proyecto que aún está en desarrollo, pero son más importantes poder aplicarlas para los proyectos futuros. Es por esto que deben tener dos características:
    1. La documentación debe hacerse sobre una plantilla o modelo estándar de la compañía.
    2. El lenguaje utilizado en la redacción de la lección aprendida debe ser de uso común, tanto para las personas del equipo actual, como para las personas de equipos futuros.
  5. El almacenamiento de las lecciones aprendidas debe hacerse en un sitio común de la red, de acceso público y que permita fácil consulta y referencia.
  6. Uno de los más importantes aspectos de las lecciones aprendidas es que deben formularse con hechos y datos, nunca utilizar adjetivos indeterminados como “nunca”, “siempre”, “todas las veces”, etc.

Las lecciones aprendidas se deben recopilar desde el inicio del proyecto y no deben dejarse acumular para el final.

Seguir estas recomendaciones le ayudará a sacar el mejor provecho de las experiencias de sus proyectos.

Original de:

GUSTAVO CAÑAS MEJÍA

Consultor Senior de Gestión de Proyectos.