Por qué cerrar un proyecto requiere una planificación cuidadosa

Publicado el 20 de agosto de 2021 por Antonio Nieto-Rodriguez. Traducción: Gustavo Cañas Mejía.

“Uno de los objetivos de mi boletín es compartir y recopilar la opinión de expertos como usted sobre noticias relevantes y recientes desde una perspectiva de gestión de proyectos y extraer lecciones para que todos lo hagan mejor.‎

‎Dudé en escribir sobre Afganistán, ya que es un tema susceptible con perspectivas muy diferentes. Aun así, como expertos en el campo de la gestión de proyectos, creo que deberíamos evaluar y asesorar sobre cualquier proyecto para ayudar a crear un futuro mejor.‎

‎Después de casi dos décadas de guerra y pocas semanas antes de la retirada programada de las fuerzas estadounidenses, los talibanes regresaron rápidamente al poder el domingo 14 de agosto, dejando al país en el caos y llevando a miles de personas a una carrera desesperada para escapar del país.

Combatientes talibanes patrullan en Kabul, Afganistán. Fotografía: Rahmat Gul/AP. Fuente: The Guardian.

‎El desastre de Afganistán demuestra que la falta de una planificación adecuada para el cierre del proyecto puede tener consecuencias catastróficas. En este caso, estamos hablando tristemente del aspecto más importante de nuestra vida: la vida y los derechos humanos. ‎

Fuente: amazingnara.com

‎Hay muchos ejemplos de proyectos bien gestionados que, debido a la mala planificación del cierre del proyecto, se convirtieron en un completo fracaso. Saber definir o implementar un proyecto es tan importante como saber cerrarlo, una habilidad crítica para cualquier líder de proyecto.‎

‎Un proyecto sin precedentes en el que faltan algunos fundamentos‎

‎Echemos un vistazo a algunos de los ‎‎fundamentos clave del proyecto de Afganistán con el cierre en mente.‎

‎Propósito: demasiado ambicioso, podría haber apresurado el cierre del proyecto‎

‎El propósito del proyecto varió con el tiempo. Derrotar al terrorismo y a los talibanes fue el propósito inicial del proyecto. Después de que esto se logró, los Estados Unidos y la OTAN se dedicaron a reconstruir un estado fallido y establecer una democracia al estilo occidental, gastando miles de millones tratando de reconstruir el país con un nuevo gobierno, nuevas leyes, un nuevo ejército, etc. Los cambios podrían haber dado la impresión de que el propósito del proyecto se logró, pero no se establece una nueva democracia en una década, demasiado ambiciosa, lo que podría haber apresurado el cierre definitivo.‎

Aprendizaje: es genial tener un propósito ambicioso y superior para su proyecto, sin embargo, asegúrese de que sea alcanzable dentro de un plazo razonable.‎

Patrocinador Ejecutivo: 4 diferentes, 4 cierres de proyectos diferentes‎

‎Es difícil hablar de un solo patrocinador ejecutivo en una operación apoyada por la OTAN. Sin embargo, si nos fijamos exclusivamente en el papel de los EE. UU., especialmente vinculado a su precipitada retirada de Kabul, podemos ver que ha habido cuatro patrocinadores ejecutivos diferentes (los presidentes Bush, Obama, Trump y Biden). Todos parecían alineados en el propósito evolutivo del proyecto, pero desalineados en el momento y el enfoque del cierre del proyecto.‎

Aprendizaje: los cambios en el patrocinador ejecutivo representan un alto riesgo para su proyecto, independientemente de si están alineados con el proyecto, siempre tendrán algo diferente, y probablemente sobre el cierre también. Como gerente de proyecto, haga el plan de cierre que mejor se adapte a su proyecto y defiéndalo con su patrocinador ejecutivo. ‎

‎Gestión de interesados: No podría haber sido peor‎

‎Todos sabemos que ignorar a los interesados es uno de los peores errores que se pueden cometer en un proyecto; bueno, esto es lo que sucedió en Afganistán el domingo pasado. A pesar de haber trabajado juntos durante más de 20 años para construir una nueva democracia con tantos individuos, miles de organizaciones sin fines de lucro, …. todos ellos fueron completamente ignorados cuando el proyecto se apresuró a cerrarse. ‎

‎Aprendizaje: En cualquier proyecto, y especialmente en uno que tiene miles de interesados, es necesario hacer la gestión de interesados hasta el final y más allá. Tomará un esfuerzo enorme, aun así, no la omita.

‎Gestión de riesgos: Increíblemente inexistente‎

‎A menudo pensamos que debido a que estamos cerca del final del proyecto, no habrá más riesgos, por lo que no debemos dedicar tiempo a la gestión de riesgos y levantamos la guardia. Esto es lo que parecía haber sucedido y lo que condujo al caos en Afganistán. Es difícil creer que nadie en la dirección pensara en el riesgo de una salida tan apresurada y el cierre del proyecto. Me pregunto si consideraron todos los riesgos clave y aun así decidieron seguir adelante.‎

Aprendizaje: No subestimes los riesgos, pueden golpear tu proyecto en cualquier momento, y si lo hacen hacia el final, pueden arruinar tu proyecto.

‎Para un cierre exitoso del proyecto, considere las siguientes áreas‎

‎Independientemente de si está terminando el proyecto prematuramente o si ha llegado a su finalización, debe ‎‎tratar el cierre del proyecto como otra fase esencial.‎‎ No te apresures, no te lo saltes.‎

‎Estas son algunas áreas que debe considerar para tener un cierre de proyecto exitoso:‎

‎Planificar e implementar‎‎

Defina las tareas finales, lo que sucederá después de que se completen, cómo se llevará a cabo la entrega. Implemente la fase de cierre como lo hace con cualquier otra etapa del proyecto.

‎Propiedad‎‎

Defina quién es el propietario y quién administrará lo que su proyecto haya producido y logrado. En la gestión de proyectos moderna, el jefe de proyecto a veces debe administrar lo que construye.

‎Beneficios‎‎

Cuando planifique su cierre y asigne la responsabilidad de la propiedad, no olvide resaltar y tener claros los beneficios del proyecto, los que su proyecto ha logrado y los que el proyecto traerá después de su cierre.

‎Aprobación

Obtenga la aprobación del patrocinador ejecutivo y del comité directivo para cerrar el proyecto oficialmente. Como gerente de proyecto, hágalos dueños de esa decisión, infórmeles sobre el plan de cierre, la entrega de la propiedad, los beneficios y pida una aprobación formal.

Interesados

Pensamos en los interesados desde el comienzo del proyecto; ¿por qué te olvidarías de ellos al final? Mantenga a sus interesados clave involucrados e informados hasta que el proyecto esté cerrado y, a veces, incluso más allá. Recuerde que serán ellos los que a menudo determinen si tu proyecto tuvo éxito o no.‎

‎Gestión de riesgos‎

No se salte la gestión de riesgos en la fase de cierre; por el contrario, incluso si pudiera ser una fase de una o dos semanas, debería ponerla en un lugar destacado de su agenda. Identifique los riesgos clave y mitigue si es necesario, prepárese para lo peor hasta el final y más allá. Después de dedicar tanto esfuerzo a tu proyecto, no quieres que un riesgo imprevisto final destruya tu gran trabajo y el de tu equipo. ‎

‎Gestión de cambios y comunicación

Algunos proyectos necesitan un cierre muy corto; otros necesitarán uno más largo, especialmente cuando muchas interesados se ven afectadas y trae un montón de cambios, que toma tiempo para resolver. Desarrollar un mini plan de cambio y comunicación; te preparará para un cierre sin problemas. ‎

‎No se necesita mucha experiencia en administración de proyectos para haber hecho un mejor trabajo planificando el cierre del proyecto. ‎‎ ‎‎Es increíble ver a estos líderes globales cometer errores tan básicos de gestión de proyectos o estar mal aconsejados.‎‎

‎Creo que los errores siempre te permiten hacer algo mejor, y los grandes líderes convierten una situación negativa en una positiva, pero vamos a ver, tal vez las conversaciones de paz sean exitosas, seguiremos viendo este proyecto.”

Publicado por originalmente en inglés por:

Antonio Nieto-Rodríguez‎

Traducido por:

Gustavo Cañas Mejía

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