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5 señales que advierten la falla de un proyecto

man-person-street-shoes.jpgPhoto by Pexel

Hay demasiados proyectos que no cumplen los objetivos previstos. Aquí hay cinco indicadores clave que, si se detectan a tiempo, se pueden mejorar las posibilidades de éxito de su proyecto.

El Project Management Institute (PMI) informó el año pasado una disminución del 20 por ciento en las tasas de fracaso del proyecto en comparación con el año anterior, la cantidad de dinero perdido para proyectos fallidos sigue siendo muy alta, con un promedio de pérdida de $ 97 millones por cada $ 1 mil millones invertidos.

Hay muchas razones por las cuales los proyectos fallan, pero estar atentos y abordar estos cinco signos de advertencia de inmediato puede ayudar a que las cosas avancen en la dirección correcta con menos conflictos y menos motivos de preocupación y que también disminuya el riesgo de fracaso del proyecto.

1. Cultura resistente al cambio

Los proyectos producen mejoras en los flujos de trabajo y nuevas mejores prácticas operativas, a menudo con un mayor uso de la tecnología. Estos cambios pueden crear temor en los empleados ya que asumen que el resultado final significará la pérdida de empleos o una interrupción en su mundo laboral. Muchos proyectos han sido saboteados internamente desde el principio como resultado de estos temores.

¿Cómo saber si tienes una cultura que es resistente al cambio? Los empleados que son resistentes al cambio suelen ser reacios a compartir información y exhibir actitudes negativas hacia el proyecto y sus beneficios, ya sea a través de la comunicación directa o el lenguaje corporal y las expresiones faciales. Aliviar estos temores creando una cultura que abraza el cambio es la clave. Comunique frecuente y claramente cuál es el propósito del proyecto y su impacto en el empleo. Esto es crítico para calmar los temores, de modo que los empleados no sean resistentes y cooperen.

2. Patrocinadores que están rara vez disponibles

Otra razón importante por la que los proyectos se quedan cortos es la falta de patrocinio y aceptación del proyecto por parte de los directivos.

El rol de los patrocinadores del proyecto es ayudar con la defensa del proyecto, ayudar a asegurar el financiamiento, resolver conflictos y brindar apoyo a los gerentes o líderes de proyectos. Los gerentes de proyecto confían en los patrocinadores como soporte diario, asesoramiento sobre liderazgo y para demostrar a los empleados y otras partes interesadas que el proyecto está respaldado por directivos de la compañía.

Si los patrocinadores del proyecto están ausentes con frecuencia o parecen mostrar que no les importa el proyecto, estos pueden no despegar. La falta de apoyo percibido por parte de los ejecutivos y patrocinadores puede hacer que a los gerentes de proyectos les resulte difícil obtener el apoyo de otros interesados ​​y miembros del equipo. Los gerentes de proyecto deben trabajar con los patrocinadores para mantener una continuidad visible en términos de soporte para el proyecto desde el inicio hasta la finalización.

3. Más preguntas que respuestas

Un propósito ambiguo del proyecto conduce a más preguntas que respuestas y, finalmente, conduce a la consecución de objetivos poco realistas. En el inicio, es crucial determinar el objetivo exacto del proyecto y la mayor cantidad de detalles clave para un desglose posterior. Proceder con un proyecto sin tener una comprensión clara de la necesidad del proyecto o sus objetivos hará que sea virtualmente imposible tener éxito. Esta ambigüedad puede causar una confusión significativa para las partes interesadas y los miembros del equipo, y arriesgar tareas vitales, ideas y resultados. El primer atisbo de confusión son tus primeros signos de advertencia de que algo anda mal. Antes de que la confusión aislada se generalice, los gerentes de proyectos deben aplicar los frenos para que todos estén en el camino correcto.

4. Miembros del equipo desconectados o desinteresados

A medida que se ensamblan los equipos de proyecto, es vital garantizar que todas las personas estén plenamente involucradas con el proyecto y su rol en él, y que sean plenamente responsables de su impacto en el proyecto. Si los miembros del equipo no reconocen su función, puede crear una brecha en sus niveles de contribución que puede llegar a ser lo suficientemente grande como para poner en peligro el proyecto. La fuerza total del equipo depende del peso que cada individuo aporta. Si algún miembro del equipo se desconecta o desinteresado, por lo general se refleja al principio del proyecto a través de un comportamiento externo antes de que se vea a través de la calidad y el momento de su trabajo. Si no se aborda, esto eventualmente tendrá un impacto en las actitudes y contribuciones de otros miembros del equipo y aumentará la probabilidad de fracaso en general. Puede haber muchas razones por las cuales las personas están desconectadas o desinteresadas, desde horarios sobrecargados hasta conflictos internos. Es importante que los gerentes de proyecto identifiquen y resuelvan los problemas inmediatamente antes de que se traduzcan en problemas complejos más grandes.

5. Falta de confianza en el gerente del proyecto

Si las partes interesadas, el equipo del proyecto, los proveedores u otros ejecutivos desconfían en el gerente del proyecto, puede ser una gran causa de preocupación. Las razones pueden ser muchas; algunos pueden estar justificados, mientras que otros no necesariamente se justifican, pero el resultado sigue siendo el mismo y puede hacer fracasar un proyecto desde el principio. Los primeros signos de advertencia pueden incluir la falta de respuesta de los demás a las comunicaciones escritas del gerente del proyecto, falta de voluntad para colaborar, signos no verbales que indiquen falta de respeto, desafío constante de la autoridad y signos visibles de desinterés por participar en el proyecto. Los patrocinadores del proyecto y los gerentes de proyecto deben trabajar juntos para identificar problemas y obtener la confianza de todas las partes al inicio del proyecto o se arriesgan a perder el control del proyecto desde su inicio.

Traducido por: Gustavo Cañas Mejía

Publicado por Moira Alexander (CIO (EE. UU.))

16 de febrero de 2018

Sitio de la publicación

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CAMBIOS EN EL EXÁMEN DE CERTIFICACIÓN PMP®

 

PMBOK 6 Cambios

El 26 de marzo de 2018 cambiará el examen para certificación PMP® ahora estará basado en la nueva versión 6 del libro guía. Acá algunos cambios según la publicación PMI Today del PMI©

El nuevo examen PMP® se actualizará con el propósito de que refleje la nueva terminología de la Guía del Sexta Edición. La Sexta Edición fue la primera edición en que PMI incluyó información sobre prácticas ágiles y adaptativas/iterativas en sus estándares fundamentales. Por lo tanto, si usted o una persona que conozca está estudiando para el examen PMP, es importante que se familiarice con esta información.

Estos son algunos otros cambios que se hicieron a la Guía del PMBOK®, Sexta Edición:

  • Un nuevo capítulo sobre el rol del director de proyecto. El nuevo examen evaluará las competencias, experiencia y habilidades de los líderes de proyecto eficientes en cuatro diferentes objetivos de aprendizaje.
  • Dos áreas de conocimiento con otro nombre.
    • Gestión de cronogramas de proyecto (conocida anteriormente como Gestión de tiempo de proyecto)
    • Gestión de recursos de proyecto (conocida anteriormente como Gestión de recursos humanos de proyecto)
  • Cuatro nuevas secciones en cada área de conocimiento.
    • Conceptos clave
    • Tendencias y prácticas emergentes
    • Consideraciones de adaptación
    • Consideraciones para entornos ágiles/adaptativos

Si está considerando rendir alguno de estos exámenes de certificación o si está trabajando con estudiantes que se están preparando para obtener una certificación en sus capítulos, visite www.PMI.org/ExamChanges

El director de un proyecto: Responsable de su éxito o fracaso

Qué es un director de proyecto.

¿Usted ha trabajado en varios proyectos y le gustaría hacer una carrera en gestión de proyectos? ¿Sabe qué hace que un director de proyectos sea exitoso? ¿Sabe qué necesita para convertirse en uno? ¿Sabe qué habilidades requiere?

¿Qué es la gestión de proyectos y que hacen los directores de proyecto?

De acuerdo con la Guía para la Dirección de Proyectos de Knowledge® (Guía del PMBOK®), quinta edición del Project Management Institute (PMI) ®, “La gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del proyecto”. Si es nuevo en la gestión de proyectos, esta definición podría haberle creado confusión. Entonces, ¿qué es exactamente lo que los directores de proyectos hacen?

En esencia, el director del proyecto es responsable del éxito o el fracaso de un proyecto.

Entre las responsabilidades típicas de un director de proyecto se incluyen:

  1. Planificación, ejecución, y cierre de proyectos. La definición del proyecto, la elaboración de su plan integral de trabajo, la gestión del presupuesto, la gestión de riesgos, la calidad, etc.
  2. Gestión de Equipos. Facilitar el compromiso y la productividad, eliminar obstáculos, motivar a los miembros del equipo.
  3. La gestión de las expectativas. Alinear los proyectos a los objetivos del negocio, alinear las expectativas de los interesados con los objetivos del proyecto, garantizar el compromiso de los interesados, comunicar el estado, los hitos, las dificultades del proyecto con eficacia.

Dependiendo de factores como el tamaño, la complejidad y la limitación de recursos, un director de proyecto puede necesitar representar múltiples roles; por ejemplo, algunos se necesitan para ayudar con la recolección de requerimientos y trabajar a tiempo completo en un proyecto grande o incluso a tiempo parcial en varios proyectos de menor tamaño.

Es importante recordar que no se espera que los directores de proyectos hagan la totalidad del proyecto ellos mismos. Los directores de proyecto tienen equipos de proyecto que trabajan con ellos, que contribuyen a la consecución de todos los objetivos del proyecto; Sin embargo, si algo sale mal el director del proyecto es siempre responsable en última instancia.

¿Cómo empezar?

No es raro que algunas personas reciban el cargo de director del proyecto, debido a que han sido los miembros más motivados del equipo, buenos comunicadores, no temen a la rendición de cuentas, y tienen habilidades para organizar su tiempo; Sin embargo, si usted no hace parte de un equipo de proyecto o no puede trabajar con otros directores de proyectos o con la dirección, hay algunas maneras con las que puede empezar a construir sus credenciales:

Lea los blogs

¿Sabía usted que si hace una búsqueda de “Project Management” en blogsearch.google.com aparecen varios millones de resultados? Comprométase a leer alguno de sus blogs favoritos de gestión de proyectos diariamente y se sorprenderá de la cantidad de información que puede reunir.

Utilice Twitter

Aunque sea un principiante o un usuario avanzado, es fácil invertir unos diez minutos al día haciendo una búsqueda en Twitter, por ejemplo de “Project Management”, y encontrar algo que le interese o despierte su imaginación.

Vea seminarios web de líderes de opinión

Los “Webinars” son una gran manera de obtener consejos de gestión de proyectos y herramientas valiosas en el momento oportuno.

Participe en grupos de LinkedIn

Los grupos de LinkedIn son una manera eficaz de establecer contactos con profesionales afines. Si usted busca “Project Management” en el directorio del grupo de LinkedIn, obtendrá casi 3,000 resultados. Seleccione los grupos de mejor calidad.

Afíliese a organizaciones profesionales

Si usted no es un miembro del PMI, se está perdiendo la principal asociación de miembros del mundo para la profesión de gestión de proyectos. Para obtener información sobre cómo participar, visite http://www.pmi.org.

Obtenga la Certificación PMP

La Certificación del PMI, Project Management Professional® (PMP®) es una de las credenciales de gestión de proyectos más reconocida, el estándar es ampliamente aceptado y ha demostrado valor a nivel profesional en competencias de gestión de proyectos. Muchos empleadores empiezan a buscar candidatos con Certificación PMP, a medida que se dan cuenta de la habilidad del individuo en la gestión de proyectos. Para aprender más acerca de la Certificación PMP, visite http://www.pmi.org/careerdevelopment.

Continúe su educación

Tome clases, obtenga un certificado, y trabaje para obtener y / o mantener la certificación PMP con un PMI Registered Education Provider. Participe en seminarios de Buenas Prácticas de Gestión de Proyectos. Participe en talleres de desarrollo de Habilidades en Dirección de Proyectos. En Impulso Vertical podemos ayudarle.

Cuestionario inicial para el ajuste de un proceso de formación en gestión de proyectos

Cuestionario simplificado de Diagnóstico para la adaptación y ajuste del proceso de Formacion

Compañía:

 

Fecha:

 

Entrevistado:

 

Cargo:

 

Área:

 

 

¿Existe en la organización un esquema de gobernabilidad de proyectos que establezca las bases para la gestión de proyectos de manera estructurada y homologada?

 

¿La organización es consciente de que poseer un marco general de gobernabilidad dentro de la organización es positivo?

 

¿Existe un sistema homologado por la compañía para gestionar los proyectos de la organización?

 

¿Existen proyecto que, por su magnitud, importancia, impacto estratégico o porque pertenecen a algún área particular son gestionados con buenas prácticas producto de la experiencia de sus funcionarios o en algún caso de la interacción con un modelo de gestión de proyectos externo?

 

¿Existen herramientas, software, plantillas, formatos o modelos homologados para la gestión de los proyectos?

 

¿Existe un área que administra las aplicaciones y la metodología para la gestión de proyectos?

 

¿Qué software se utiliza para la gestión de proyectos?

 

¿En quién recae la responsabilidad del seguimiento de los proyectos?

 

¿Hay un esquema de reporte que permita realizar seguimiento estructurado a cada proyecto o al portafolio de proyectos de la organización?

 

¿La organización cuenta con un sistema de gestión documental o gestión de conocimiento que oficialmente soporte la gestión de los proyectos para garantizar que la metodología, las lecciones aprendidas, los conocimientos, formatos e información de los proyectos se conviertan en activo de la organización?

 

¿Es consciente la organización de la importancia de la gestión de cambio como soporte a la gestión de proyectos?

 

¿Qué área se encarga del tema?

 

¿Es convocada de manera sistemática por los líderes de proyecto para determinar el nivel de intervención y soporte que ellos requieren?

 

¿Existe por lo menos un proyecto que pueda desarrollarse y ejemplarizarse dentro de las prácticas de curso?

 

¿Se puede conocer de antemano información sobre ese proyecto?

 

 

Autor:

Gustavo Cañas Mejía

Consultor en Gestión de Proyectos.